Mag ik hier eigenlijk foto's maken? Zo vraag je toestemming.

1 sep

Een prachtig hotel, perfect licht en een klant die stralend door de lobby loopt. Dan komt er iemand van het personeel op je af. Als personal brand fotograaf maak ik dit vaak mee, in Nederland en in Parijs. In dit artikel lees je hoe je toestemming vraagt, wat je kunt verwachten en waarom een plan B geen overbodige luxe is.

Theesalon Nina’s in Parijs, spontaan idee | 2016

Toestemming voor fotograferen in hotels, restaurants en winkels

Je staat in de lobby van een prachtig hotel. Het licht is perfect, de marmeren vloer glimt en je klant loopt stralend door de hal. Je pakt je camera, en dan komt er iemand van het personeel op je af.

Ik heb dit vaak genoeg meegemaakt om er een les uit te trekken: vraag het altijd vooraf.

Waarom mag het niet zomaar?

Met je telefoon een koffie fotograferen is voor bijna niemand een probleem. Zodra je met een professionele camera binnenkomt, verandert het plaatje. Voor een hotel of restaurant lijkt dat al snel op een productie: er is een fotograaf, er is iemand die poseert en de foto's komen op internet. We maakten het laatst in de straten van Breda nog mee, we fotografeerden in de straat voor een hotel en de manager vroeg waar het voor was. Dat terwijl we niet eens het hotel fotografeerden.

Daar zijn een paar heel gewone redenen voor:

Gasten: niemand wil ongevraagd op andermans foto's staan, zeker niet in een luxe hotel waar mensen voor rust en privacy komen.
Imago: hotels bewaken hun uitstraling en willen weten wat er van hun pand op internet komt.
Rust: een fotograaf met een klant vraagt ruimte en tijd, en dat kan het werk van het personeel verstoren.
Zakelijk gebruik: foto's voor een website of LinkedIn zijn iets anders dan vakantiekiekjes.

Wat kun je verwachten?

Uit ervaring weet ik dat het per plek erg verschilt. Sommige hotels vinden het geen enkel probleem, zeker als je even belt of mailt. Andere zijn er niet van gediend. En bij sommige mag het wel, maar dan tegen betaling. Daar zit soms een flink bedrag aan vast. Vraag daarom altijd meteen of er kosten aan verbonden zijn, dan word je er achteraf niet mee verrast.

Bij winkels van grote merken beslist meestal niet de winkel zelf, maar het hoofdkantoor. Dat kost tijd en levert vaak geen toestemming op. Kleine boetieks, patisseries en bloemisten zijn meestal veel relaxter.

Zo vraag je het

Een goed verzoek is kort, duidelijk en vriendelijk. Zet erin:

Wie je bent en waar de foto's voor zijn, bijvoorbeeld de eigen website en LinkedIn en geen reclame voor derden.
Hoeveel mensen er komen. Hoe kleiner, hoe beter.
Wanneer en hoe lang. Kies een rustig moment, zoals doordeweeks in de ochtend.
Hoe je werkt: één camera, geen losse flitserlampen, geen statief, geen lampen en geen andere gasten in beeld.
Wat zij ervoor terugkrijgen: een tag of vermelding, of een consumptie die je er gebruikt.

Vraag het ook aan de juiste persoon. Bij een hotel is dat meestal niet de receptie, maar de afdeling marketing, PR of events. Doe het ruim van tevoren, want een antwoord kan weken duren.

Laat je klant het zelf vragen

Dit is mijn favoriete tip. Als een ondernemer zelf toestemming vraagt voor foto's van haar eigen bedrijf, komt dat veel persoonlijker over dan een aanvraag van een fotograaf. Het voelt dan minder als een commerciële productie.

En in Parijs?

Parijs heeft nog een paar extra regels. Ik kwam daar in 2016 achter, toen we fotografeerden in de Tuileries en in de Jardin du Luxembourg. In allebei de tuinen kwam de beheerder of bewaking naar ons toe om te vragen wat voor shoot we deden. Aan onze apparatuur zag hij meteen dat het geen vakantiekiekjes waren.

We mochten gelukkig nog een paar foto's maken, maar hij vertelde ons dat we voortaan een vergunning nodig hadden, om een boete te voorkomen. Dat was een goede les.

Regels kunnen veranderen, dus check altijd even bij de beheerder wat er nu geldt. En kom je spontaan iets tegen? En denk je dit is te leuk om aan voorbij te lopen? Ga naar binnen en vraag het ter plekke. Een nee heb je, ja kun je krijgen, toch?!

Heb altijd een plan B

Het kan zomaar zijn dat het antwoord nee is, of dat de prijs te hoog is. Zorg daarom voor een alternatief in de buurt: een andere bar, een straat met een mooie gevel of een park. Zo komt je shoot nooit in gevaar door één nee.

Kort samengevat

Vraag altijd vooraf toestemming.
Vraag meteen naar de kosten.
Houd het klein en simpel.
Laat je klant het zelf aanvragen.
Heb een plan B.

Het is een beetje gedoe, maar het is het waard. Een shoot in een prachtig hotel met toestemming is een stuk relaxter dan een shoot waarbij je steeds over je schouder kijkt.

Dit is geen juridisch advies. Regels verschillen per locatie en kunnen veranderen, dus check het altijd bij de plek zelf.